En ce début du mois de septembre, il est de temps de reprendre le chemin du travail… Et pourquoi ne pas en profiter pour trier votre bureau ? Il est vrai que beaucoup de documents s’accumulent dessus en seulement quelques mois. Alors, il est nécessaire de les classer et de les ranger dans des boites à archives.
Définition de la boite à archives
La boîte à archives est une boîte de forme rectangulaire, elle est principalement en carton mais certains modèles existent en plastique. Le carton est la matière la plus souvent employée parce qu’il est suffisamment solide pour protéger les documents des agressions extérieures mais surtout parce qu’il est écologique vu qu’il se recycle facilement.
Il existe différents formats de boites à archives dont :
- le format A4 classique pour ranger des documents de taille standard comme des courriers, des factures ou des magazines ;
- le format A3 pour des documents de grandes tailles ou des livres ;
- le range-revue avec une grande ouverture pour prendre ranger et sortir facilement les magazines.
Le dos de la boite d’archives peut varier entre 5 et 20 cm pour accueillir un nombre plus ou moins grand de documents selon vos besoins. Et bien entendu, l’extérieur de la boîte peut être de toutes les couleurs de l’arc-en-ciel : ainsi, vous pouvez choisir une couleur pour chaque dossier de client ou par année… ou tout simplement par plaisir !
Enfin, la fermeture s’effectue soit à l’aide d’un simple couvercle rabattable, soit à l’aide d’une patte rentrante.
Boîte à archives avec patte rentrante
Les différentes utilisations de la boite d’archives
La boite à archives, comme son nom l’indique, sert à ranger et classer des archives c’est-à-dire des documents dont vous n’avez plus besoin dans l’immédiat pour votre travail mais que vous devez conserver. Elle peut ainsi accueillir : des contrats, des factures, des courriers, etc. mais aussi des revues, des brochures et des catalogues.
Elle permet de trier vos documents selon votre propre logique (par date, par client, par fournisseur, etc.) et de les stocker verticalement dans une étagère ou horizontalement dans une armoire ou un tiroir. Vous pouvez également les placer dans une salle spécialement dédiée à l’archivage de vos documents.
Boîte à archives range-revues
Un bureau trié et rangé grâce aux boites à archives
Pour ranger votre bureau, commencez par trier vos documents pour ne garder que ceux dont vous avez besoin dans l’immédiat. Ensuite, classez les documents à archiver selon une logique prédéfinie : ordre alphabétique, date… Puis, rangez-les dans les différentes boîtes à archives préalablement construites (elles sont toujours livrées à plat pour gagner de l’espace).
Pour vous retrouver, n’oubliez pas de noter sur chaque boîte son contenu : s’agit-t-il de factures ? de courriers ? de contrats ? Sont-ils classés par date (notez la période) ou par ordre alphabétique (notez la lettre concernée) ? Ou bien par client (notez le nom) ? Vous pouvez noter ceci facilement à l’aide d’un marqueur.
Par contre, si vous vous êtes trompés dans votre classement et que vous devez changer la dénomination des boîtes ou si vous voulez tout simplement les réutiliser, le plus simple est de placer une étiquette vélin par-dessus la première dénomination. Ces étiquettes sont pratiques car elles sont autocollantes donc pas besoin de colle pour les fixer sur la boîte.
Ensuite, une fois le tri effectué et les documents classés dans leur boite respective, il ne vous reste plus qu’à ranger les boîtes à archives dans une étagère ou une armoire. Et vous pourrez reprendre le travail l’esprit tranquille dans un bureau ordonné !